Waarom gebruikt niemand jouw dashboard?

Je organisatie investeert flink in dashboards. En toch pakt iedereen in het overleg er weer een eigen Excel of PowerPoint bij.

Ontdek waarom dashboards ongebruikt blijven en hoe je dat omdraait. Met de inzichten van Stef Comello, managing director van Climber Benelux, uit De Dataleiders podcast.

Het korte antwoord. Een dashboard wordt niet gebruikt als het gebouwd is vanuit de techniek in plaats van vanuit een besluit. Sluit het niet aan op het proces en het niveau van de gebruiker, dan haakt die af. Begin daarom bij de vraag welk besluit het dashboard moet onderbouwen en voor wie.

Bekijk de hele aflevering hier.

Waarom blijven dashboards ongebruikt?

Dashboards blijven ongebruikt om twee redenen. Mensen vertrouwen de cijfers niet, en het dashboard sluit niet aan op hun werk. Los je die twee op, dan komt het gebruik vanzelf.

Veel dashboards worden gebouwd vanuit het oogpunt van tooling. Het is een technisch hoogstandje. Als het technisch maar beschikbaar is, dan komt het wel goed, zo lijkt de gedachte. Maar het wordt niet gedaan vanuit besluitvorming.

Het resultaat ken je. Te veel KPI’s op één scherm. Veel te veel detail. Geen eenduidige definities. De gebruiker denkt: wat moet ik hier eigenlijk mee? Dan slaat die de analyse over, haalt een rauwe export op en gaat in Excel aan de slag. Zo ontstaan er meerdere versies van de waarheid, met alle gevolgen van dien.

Wat kosten ongebruikte dashboards je?

Ongebruikte dashboards kosten je tijd, vertrouwen en goede besluiten. Overleggen gaan over wie gelijk heeft, in plaats van over de actie die nodig is.

De vergadering zou moeten gaan over de interpretatie en de vervolgstap. In plaats daarvan gaat de tijd op aan de discussie over wat nu de waarheid is. Er wordt geen besluit genomen. Je verliest het momentum om iets met het inzicht te doen.

Soms leunt iedereen op de rapportage van één persoon, de goeroe in marketing of logistiek. Blijkt die data niet valide, dan vallen er verkeerde beslissingen. Een dashboard dat niemand gebruikt is net een rapport dat onder in de la ligt. Weggegooide waarde en verspilde energie.

Hoe sluit je een dashboard aan op het juiste niveau?

Stem het dashboard af op het niveau van de gebruiker. Operationeel sluit honderd procent aan op het proces. Tactisch en strategisch geven een overzicht waarin je in één oogopslag ziet of het goed gaat.

In de praktijk zie je directie-dashboards vol met de meest detaillistische datapunten. Het management krijgt geen abstract beeld, maar een operationele weergave van wat er misgaat. Dat matcht niet bij die gebruiker.

Werk in lagen. Op strategisch niveau zie je in één oogopslag of het goed gaat en waar niet. Vervolgens zoom je in en draag je de vraag over aan de tactische of operationele laag. Zo duik je steeds dieper de data in, op het moment dat het nodig is.

Hoe breng je vertrouwen in de cijfers terug?

Vertrouwen begint bij eenduidige definities. Spreek af wat omzet betekent en bereken die overal hetzelfde. Zorg voor één plek waar de waarheid staat.

Finance hanteert vaak andere omzetdefinities dan sales. Operations kijkt naar weer andere KPI’s. Zolang die definities verschillen, blijft de discussie over de cijfers bestaan. Naast technische datakwaliteit telt ook de functionele kant. Een order die al gefactureerd is maar nog niet afgehandeld, voedt direct het wantrouwen. Pas als beide kloppen, kun je op de cijfers leunen.

Waar begin je morgen?

Begin met twee dingen. Spreek uniforme definities af. En betrek de business met eigenaarschap over de data en het dashboard.

Dit is het low hanging fruit. Met relatief weinig moeite zet je snel stappen. Spreek af wat de data representeert en hoe de calculaties in elkaar zitten. Neem de businessgebruiker mee, want die weet wat er in het proces gebeurt. Het dashboard bevestigt zijn gevoel of houdt hem tegen met de feiten.

Daarna ga je het gebruik meten en geef je training op basis van wat je ziet. Pak het aan per afdeling of business unit. Één afdeling die succesvol is, steekt de volgende aan. Zo krijg je een vliegwieleffect. Vergeet de datageletterdheid niet. Mensen moeten niet alleen weten welke knop ze indrukken, maar ook welke actie ze nemen bij een bepaalde uitkomst en wanneer ze escaleren.

Wat betekent AI voor je dashboards?

AI maakt data toegankelijker. Je stelt een vraag, AI leest je data, haalt er trends uit en stuurt je door naar het juiste dashboard. Het fundament eronder moet wel kloppen.

AI helpt mensen die data normaal lastig interpreteren. Het versterkt het gevoel dat ze al hadden, of corrigeert het met de feiten. In een volgende fase ontwikkelt AI dashboards on the fly. De vraag blijft of AI de juiste waarheid ophaalt. Daarom geldt ook hier: zonder eenduidige definities en goede datakwaliteit werkt het niet.

De kern in het kort

Een dashboard werkt pas als het een besluit onderbouwt en past bij het proces. Begin bij de gebruiker en de waarde, niet bij de tool. Beluister de hele aflevering van De Dataleiders podcast voor het volledige gesprek met Stef Comello.

Benieuwd hoe datavolwassen jouw organisatie is?

Doe de gratis scan en zie binnen een paar minuten waar je staat.