Hoeveel datamanagement heeft jouw organisatie nodig?

Datamanagement klinkt al snel als een omvangrijk programma. Toch doet iedere organisatie er al aan. De relevante vraag is welke afspraken, rollen en processen passen bij wat je met data wilt bereiken.

In dit artikel lees je wat datamanagement is, wie ervoor verantwoordelijk is en hoe je merkt dat het tekortschiet. Je leest ook hoe je bepaalt hoeveel jouw organisatie nodig heeft. Het artikel is gebaseerd op aflevering 10 van De Dataleiders, de podcast van Climber. Daarin legt Jordy Wegman, BI Manager bij Climber, het uit aan host Bas Haarhuis.

Kort gezegd zorgt datamanagement ervoor dat mensen data kunnen vertrouwen, vinden en gebruiken. Hoeveel structuur je nodig hebt, hangt af van je ambitie, de rol van data in beslissingen en je huidige datavolwassenheid.

Bekijk de hele aflevering hier.

Wat is datamanagement?

Datamanagement is alles wat je doet om data betrouwbaar, vindbaar en bruikbaar te maken. Het is een verzamelnaam voor onderdelen als data governance, datakwaliteit, architectuur, metadata en security.

Jordy noemt datamanagement de kapstok. Aan die kapstok hang je de onderdelen die je nodig hebt. Denk aan data governance, datakwaliteit en de architectuur van je data. Ook metadata, beveiliging, masterdata en de koppelingen tussen applicaties horen erbij.

Dat maakt het begrip breed, en dat verklaart ook waarom het vaag voelt. Datamanagement is geen tool die je aanschaft. Het is de manier waarop je met data omgaat, zodat je data doet wat je ervan verwacht.

Doet jouw organisatie al aan datamanagement?

Ja. Werk je met een ERP-systeem, een CRM of zelfs Excel, dan heb je al een vorm van datamanagement. De vraag is op welk niveau.

Iedere organisatie legt data ergens vast. Daar heb je afspraken over gemaakt, bewust of onbewust. Of die afspraken goed zijn, is een tweede vraag. Het verschil zit in het niveau. Sommige organisaties werken met vaste afspraken en duidelijke rollen. Andere laten het organisch groeien en ontdekken de gaten pas later.

Wie is verantwoordelijk voor datamanagement?

De verantwoordelijkheid is gedeeld. De business is eigenaar van de data, IT beheert en bewaakt, en data governance verbindt die twee.

De business creëert de data. Een verkoper legt een klant vast, een planner een order. Daarom ligt het eigenaarschap bij de business. IT zorgt voor het technisch beheer en de bewaking. Dat heet stewardship.

Data governance koppelt die twee. Jordy vergelijkt het met de jaarlijkse audit. Het bedrijf doet zelf de dagelijkse boekhouding. De accountant controleert of iedereen zich aan de afgesproken regels houdt. Governance is de accountant, datamanagement is het dagelijkse werk.

Houd die verdeling scherp. Anders wordt het een IT-feest, zoals Jordy het noemt. IT voegt dan velden en analyses toe waarvan het denkt dat de business ze nodig heeft. Het resultaat sluit niet aan op wat de business echt wil weten.

Hoe merk je dat je datamanagement tekortschiet?

Je merkt het aan terugkerende discussies over cijfers, wantrouwen in rapportages en veel herstelwerk. De oorzaak ontstaat vaak eerder in het proces, bij de invoer, definities of afspraken over eigenaarschap.

Rapporteren twee afdelingen een ander getal? Dan kan dat aan de datakwaliteit liggen, maar ook aan een verschil in definitie. Over definities ging aflevering 5 van De Dataleiders. Beide vallen onder datamanagement. Een probleem met datakwaliteit is dus altijd ook een probleem in je datamanagement. Andersom geldt dat niet.

Jordy ziet het ook bij de invoer. Klanten komen bij veel organisaties binnen via meerdere systemen, soms vier tot zes. Wat is dan een klant? En wat gebeurt er als dezelfde persoon twee keer binnenkomt? Vraag je daarna hoeveel nieuwe relaties er deze maand bij kwamen, dan klopt het antwoord niet.

Wat verandert AI aan datamanagement?

AI vergroot de druk om snel te handelen, maar maakt zorgvuldige keuzes over data juist belangrijker. Als processen en afspraken niet kloppen, kan AI bestaande problemen vergroten.

Veel organisaties voelen druk om mee te gaan in het tempo van AI. Jordy raadt dat af. Weet je wat je proces is en hoe je wilt groeien, dan helpt AI je de impact te vergroten. Neem daarom de tijd voor keuzes over je data. “Zes snelle korte beslissingen kunnen je heel veel pijn doen in de komende jaren”, zegt Jordy.

Ook regels spelen mee. Binnen de EU vragen organisaties zich af of ze bepaalde data mogen verzamelen en combineren. Die vraag houdt initiatieven soms tegen.

Hoeveel datamanagement heeft jouw organisatie nodig?

Dat hangt af van je ambitie en van de rol die data speelt in je besluitvorming. Sta je aan het begin, dan zijn basisafspraken vaak genoeg.

Stel jezelf een paar vragen. Wat wil je met data bereiken? Is data je verdienmodel? Neem je elke keuze op basis van data? Hoe vaker je ja zegt, hoe meer je aan datamanagement moet doen.

Beslis je nog vooral op gevoel en heb je weinig rapportages? Dan heeft een volledig datateam geen zin. Je hebt ook adoptie nodig en een nieuwe manier van werken. Dat groeit stap voor stap.

Je datavolwassenheid geeft richting. Hoe verder je bent, hoe meer structuur je nodig hebt. Wil je weten waar jouw organisatie staat? Doe de datavolwassenheidsscan op scan.climber.nl.

Welke rollen horen bij datamanagement?

Je begint met één data-analist die alle petten op heeft. Wordt data belangrijker, dan splits je die taken in aparte rollen.

In het begin doet de data-analist alles. Die ontsluit de data, bouwt de rapportage en legt die uit. Groeit de afdeling, dan lukt dat niet meer alleen. Je krijgt een backend engineer die de data ontsluit en een frontend engineer die dashboards en datamodellen bouwt.

Daarnaast groei je in de breedte. Je zet iemand neer die bewaakt of definities helder zijn en of iedereen zich eraan houdt. Zo worden subtaken nieuwe rollen.

Hoe voorkom je dat datamanagement voelt als bureaucratie?

Houd het praktisch en zet de business owner in zijn kracht. Een business owner is de persoon met de meeste kennis, geen zondebok.

Bas sprak laatst iemand die het op papier goed had geregeld. Beleid en afspraken lagen klaar. Vroeg de business om een dataset, dan wilde hij eerst afspraken maken over kwaliteit en eigenaarschap. De organisatie vond dat bureaucratisch. En niemand wilde business owner zijn.

Jordy ziet twee oorzaken. Als anderen het probleem niet zien, is de impact niet goed uitgelegd. En “business owner” klinkt voor veel mensen als een zondebok, iemand die je aanwijst als het misgaat. Draai dat om. De business heeft de kennis. Zet die mensen in hun kracht en laat het BI-team ondersteunen.

Houd ook het tempo praktisch. Leg vast welke rol toegang heeft tot welke data. Dan hoeft niet elke vraag langs een overleg. In aflevering 9 van De Dataleiders hoor je hoe rolgebaseerde toegang daarbij helpt.

Welk framework gebruik je voor datamanagement?

Climber werkt vaak met DMBOK van DAMA, een breed referentiekader voor datamanagement. Het is een handleiding, geen verplichting.

DMBOK staat voor Data Management Body of Knowledge. Jordy noemt het de bijbel van datamanagement. Het schetst alle onderdelen, zodat je ziet wat er is en waar je al mee bezig bent. Je hoeft niet overal in uit te blinken. “Het verplicht tot niks”, zegt Jordy.

Er zijn meer frameworks, elk met een eigen doel. DCAM van de EDM Council helpt je volwassenheid te scoren. ISO 8000 richt zich op datakwaliteit. TOGAF is bedoeld voor enterprisearchitectuur. Climber kiest vaak voor DMBOK, omdat het de volledige context laat zien. De term wordt in Nederland ook breed herkend, bij overheden en bij bedrijven.

Waar begin je met datamanagement?

Begin bij je ambitie. Bepaal wat data voor jouw organisatie betekent en kies daarna welke onderdelen je oppakt.

Datamanagement doe je al. De vraag is hoeveel structuur je nodig hebt. Denk bij elke nieuwe tool na over het proces aan de voorkant, want herstel achteraf is duur. Begin met basisafspraken die passen bij waar je nu staat.

Een DMBOK-boek openslaan voelt al snel als te veel. Daarom gaat deel 2 van dit tweeluik over de praktijk. Hoe zet je DMBOK zo in dat het direct waarde oplevert?

Luister of bekijk deel 1 met Jordy Wegman en Bas Haarhuis via Spotify of via YouTube.

Wil je weten hoeveel datamanagement bij jouw organisatie past? Doe de datavolwassenheidsscan op scan.climber.nl.